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时任广州市副市长许瑞生、副秘书长古石阳等领导在机场迎接OCA主席艾哈迈德亲王一行。

  亚奥理事会(OCA)会议与服务这个领域主要业务可以分为赛前和赛时两部分,赛前包括:一是充当OCA与广州亚组委之间最重要的联络沟通桥梁,有关亚运会的需要与OCA沟通的重要事件,绝大部分都通过这个口来传递;二是承办OCA需要在广州召开的大部分会议的组织工作(包括赛前共9次协调委员会会议等)和OCA官员访穗的接待;三是为亚组委在OCA海外举办的各种会议上进行陈述作准备。赛时包括:一是负责OCA总部饭店(花园酒店、白云宾馆)的办公运营支撑;二是承办OCA各类会议;三是为OCA大家庭贵宾提供“一对一”的陪同助理服务(整个亚运会极少数的一对一志愿服务);四是为OCA大家庭贵宾的配偶提供参观游览服务;五是开闭幕式主席台OCA贵宾礼宾工作。赛前和赛时的工作看上去差别较大,但其实相互依存,赛前工作是赛时工作的基础,赛时工作是赛前工作的转化和展现。一句话概括就是为OCA需要对广州开展的工作提供支撑和保障。

  这本身就注定是一个难忘的过程

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OCA服务领域工作人员与OCA大家庭助理合照。

  我原来在外事系统工作,2003、2004年也参与了部分的申亚翻译和接待工作。2006年8月抽调到广州亚组委直到2011年4月才回到原单位,整个过程我都觉得充满了难忘的事。其实我觉得大家从五湖四海各行各业临时聚在一起从零开始干一件惊天动地的事而且干完就散,这本身注定就是一个难忘的过程。我记得在2007、2008年面试一位亚组委新进来的年轻同事,他说担心亚组委是临时机构不稳定。当时我跟他说,我觉得临时机构才好玩,这件事你确认不用重复干一辈子,也没得重来,这恰恰是让人着迷的地方。这个同事在“散伙”时还特意提起并认可了我在他入职时说过的这番话。

  “唱红脸”与打不进去的电话

  OCA是亚运会的所有者,而亚组委是其中一届的承办者,双方虽有共同的目标,但有不同的诉求。而我们作为亚组委的工作人员,首先就要非常清楚自己的角色和定位,到底是要以怎样的方式每天去与OCA进行联络。我们决定“唱红脸”,与OCA保持友好沟通,毕竟我们这块如果失去了OCA的信任,那日后的工作将难以开展。

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赛时深夜,身怀六甲的工作人员(左一)因负责承办OCA全体大会拖着疲惫的身躯坚持工作。

  赛时,大家有一个多月都忙得天昏地暗。我记得当时我有两台手机,从早上7点多到晚上11点都是在通话状态,经常是两台手机同时响起,接电话接到耳朵一直在痛,很多人的电话白天几乎都是打不进去的。记得赛时有一次跟一位韩国的客人开会,近一个小时我不停地当着他面打哈欠,但居然没怎么感到羞愧,因为已经疲惫到无力羞愧了。我还记得省直部门里的一位处领导给我打电话,打完后他很感动地说我是唯一一个能让他把话说完的人,其他人都是交待完自己的事就马上挂电话了。我听完后感到既可笑又可怜,可想而知当时大家的战时状态是多么疯狂。

  “Always be Around”与时刻要跳出来的小心脏

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赛时,OCA国际事务官员与OCA服务领域同事正在商谈工作。

  对于我这个领域来说,什么会议组织、参观游览等等,虽然难度和工作量都不小,但总体来说还是相对可控,估计不容易出大乱子。最让我担心的是OCA大家庭助理(OCA Family Assistants,简称“OFA”)项目这一工作。OCA大家庭贵宾包含了副总理、体育部长、国家/地区奥委会主席和秘书长、国际和亚洲单项体育组织主席和秘书长等等重量级贵宾。这些人平时来访都是省级以上外事部门一个团队来接待的,但在赛时,我们只能依靠外事接待经验非常有限的大学生志愿者来完成这项工作,而且都是一对一,没有其他人帮忙。要管理好这570名志愿者,我们是充分预想到了所存在的挑战,2008年开始就陆续招募和培训这批人。我们通过赛前各种活动对志愿者进行培训,培养一些核心志愿者,让核心志愿者对后来的志愿者进行管理。我们设计了专属明信片、徽章、手带等奖品进行鼓励,开通了专门的博客让大家交流,提出了“Always be Around”(意为“随时随地为您服务”)的口号,借此提升志愿者的士气和归属感。即便如此,赛时还是状况百出。

  某中东国家的王子,在开幕式当天请求免检进出酒店。我们深谙“外事无小事”的道理,更何况这牵涉到一个国家的高层,属于外交层面了。但在开幕式当天,从香格里拉大酒店到开幕式坐席上要经过重重安保关卡,怎样按照会场规定并兼顾他国高层的请求呢?在谁也不能保证的情况下,我毅然把负责OFA项目的主管派去香格里拉大酒店现场,全程陪同该王子前往开幕式现场。这相当于500多人的“乐团”马上要演奏,我把指挥调走了。幸亏该项目的其它同事能及时补位,当收到该王子按照相关规定顺利入座的消息,我才敢稍稍擦了一下冷汗。

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开幕式当天总部饭店集结情况。

  我同时还兼任开闭幕式主席台礼宾副经理,主要负责主席台外方的礼宾工作。开幕式当天我负责召集主席台的外宾从酒店出发前往开幕式现场贵宾室与国家领导人进行会面。此前我和助手两人都进行过相关的演练。但开幕式当天,当我登车时,车上的安保人员把我助手给拦住了不让上车,尽管她的证件是有相关通行权限的,我们无论怎么劝说都不放,助手只好用无奈的眼光目送我出发。整车约15位主席台的VVIP就只靠我一个人照顾了,任何状况都只有我一个人去应对,绝不会再有任何其他人有空提供任何协助。在那种情况下,只能随机应变。我负责的贵宾抵达开幕式主席台贵宾室后进行休息,但我需要在收到入场指示后一两分钟内把所有的我负责的贵宾按顺序排好队伍准备入场。因为是现场直播,绝不能拖沓。而我负责的贵宾与其它一大堆贵宾混合在一起也是此前没有预想到的。我想了一下,把随身带的笔记本撕了几页下来分成14份,每份分别填上2到15的数字发给每一位贵宾(因OCA主席不用预先排队,所以1号就空给他了),并告知他们这是他们的“幸运数字”,千万不要弄丢了,待会叫集结的时候尽快按这个顺序排好队,没想到贵宾们听了还很高兴地笑了,把“幸运数字”紧紧揣在口袋,把其当抽奖券对待了。最终入场安排非常顺利。

  为了尊重各国的相关习俗,亚残运会的开幕式也没少波折。在贵宾室,国家领导人按计划将与主席台的贵宾一一握手。有一位伊朗籍的女贵宾在前往开幕式现场的车上跟我说按照她们国家的习俗不能跟男的握手,于是我赶紧想办法通知外交部的官员,但又不知道联系哪位,只好找到在外交部工作的同学,让他帮忙通知了。以为接下来就没事了,谁知道这位贵宾在马上要排队准备入场就坐时又说不能跟男的坐一起,尤其是不能坐两个男的中间,最多坐边上,于是在千钧一发之际,我冲到主席台,把她的台卡往边上挪,幸亏她原本的座位也比较靠边,所以不用改动太大。我的小心脏在那一瞬间差点跳了出来。

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OCA大家庭助理总结大会上让人感动的一幕。

  以上只是筹办期间经历的冰山一角,在整个筹办过程中碰到各种事情,难免需要牺牲一点个人利益。我太太在2010年10月12日也就是亚运会火炬传递点火仪式那天要进行腹腔镜手术,但我要出差前往北京接待OCA主席,自然就无法陪在她身边。当时我没有跟任何同事说起这事。因为此前我已经多次接待过OCA主席,比较了解他的需求,他见到我虽然不知道我名字,但也会轻轻点头示意。我觉得在某种情况下,个人需求在集体利益下显得非常渺小以致不值一提,所以自己也没提请假一事。虽然不是什么大手术,但我心里一直还有愧疚感。相信同事们都作出了各种不为人知的牺牲要比我多得多,也有很多精彩的故事。如果真要写,估计能写出一本长篇小说来。赛后OCA给我(以及几位领导)颁发OCA徽章奖,这对我来说是莫大的意外惊喜,因为这是我生平获得的唯一一个可谓“国际奖项”。10年过去了,这一幕幕画面仍历历在目,难以忘怀,也成了我人生遇到挫折时所聊以慰藉的回忆。比起所获的奖项,我觉得对那段激情燃烧的岁月的回忆才是亚运留给我最大的财富。

  从亚运会到南粤古驿道、汕头亚青会,随处可见的“亚运人”

  亚运会给广州带来的变化还是非常显著的,相信广州市民都能切身体会到。而对于亚洲来说,因为广州亚运会做了很多突破,也创造了很多之最,是目前为止名副其实的、史上最成功的亚运会,我想这给以后的亚运会举办竖立了新的标杆。

  对于我们亚运人来说,亚运还给我们带来了友谊。亚组委的员工数量庞大,赛后遍布在各行各业。多年来,我亲身的经历是平时接到电话咨询或请求帮忙的,只要报亚组委的名号,一般大家都是很乐意帮忙的,皆因大家都曾是同一个战壕的兄弟姐妹,心里都还认这份情谊。

  据我所知,亚运会后有些亚组委的同事尝试把亚运的资源继续利用起来,比如成立俱乐部、协会之类,也搞过一些活动、周年聚会等。像南粤古驿道这样有系统、成规模、有专门网站的还是不多。广州是一座拥有厚重历史文化沉淀的城市,举办亚运会不仅仅是搞一场体育比赛,更是把这座古老的城市用现代的表现形式呈现给世界。而南粤古驿道同样也是将广州和广东与外界联通的古老道路结合现代的文化、体育、教育、旅游等形式再次展现给世人。让广东本土的年青人去了解自己所在城市的历史,知道自己的祖先从哪里来,从这个角度来说,两者的目的是相关联的。

  广州亚运会后,也有有一批亚组委的员工继续投身赛会主办行业,就是到全国各地甚至世界各国参与运动会的组织。而广州亚运会期间,各级政府都有了组织大型赛事的相关经历,相关的办会经验也会得到传承。相信汕头市一定能成功举办亚青会。

 

  作者简介:

  陈尚君,2010广州亚运会筹办期间任亚组委外联部OCA会议与活动领域负责人、亚运会总部饭店OCA服务经理、开闭幕式主席台礼宾副经理。现从事招商引资工作。

 

  (注:图片由作者提供;特别鸣谢摄影师奚澎。)

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